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Matriz GUT – Guia completo

Hoje falaremos sobre uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos, tomada de decisões etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência.

É uma ferramenta muito importante para a gestão de problemas dentro de uma empresa, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e manutenção. Ela está ligada, geralmente, à Matriz SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo da empresa, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode estar dentro ou fora da empresa.

A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilização são muito fáceis, e serão explicadas neste texto, fiquem de olho.

Como montar a Matriz GUT

Primeiro passo

O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem analisados.

Segundo passo

Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.

  • Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;
  • Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
  • Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.

As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:

Gravidade  = 5  |  Urgência = 5  |  Tendência = 5

Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado.

Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no “achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas, você pense nos fatores da seguinte maneira:

Terceiro passo

Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.

Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a análise das prioridades. Porém, não há uma regra. Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utilizá-la sozinha.

Exemplo de Matriz GUT

Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.

Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar. Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores.

Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.

Conheça aqui a planilha Matriz GUT

 

Planilha Matriz GUT Priorização de Problemas - 4

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Controle de Consumo de Água

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A cada ano mais intensas e prolongadas, as secas impõem um novo estilo de controle de consumo de água no brasil.

As empresas e os lares brasileiros estão consumindo menos água, diminuindo o impacto das grandes cidades no meio ambiente. Essa redução, no entanto, tem sido provocada pelo aumento dos períodos de estiagem, que em algumas importantes regiões agrícolas e industriais no interior da região sudeste do brasil enfrentaram, neste ano, quase 150 dias de seca.

CRISE HÍDRICA

A crise hídrica é resultado dos baixos níveis de água nos reservatórios, no momento em que deveriam estar em níveis normais para atender as necessidades da população.

No Brasil, a falta de água tornou-se mais grave a partir do ano de 2014. Na ocasião, a região Sudeste foi a principal afetada. A atual crise hídrica do Brasil é considerada a pior da história.

A seca na Região Sudeste, em associação a fatores ligados à infraestrutura e planejamento, é a responsável pela pior crise hídrica enfrentada pela região.

O cenário de crise ameaça gerar sérios problemas principalmente à Região Metropolitana de São Paulo, que tem cerca de 20 milhões de pessoas, é a sétima área urbana mais populosa do mundo e o centro econômico, financeiro e técnico do Brasil. Em virtude de seu imenso tamanho e valor industrial, a Região Metropolitana de São Paulo enfrenta diversos desafios quando se trata de gerir seus recursos hídricos. A área metropolitana importa cerca de metade de seu abastecimento de água da Bacia do Rio Piracicaba na área metropolitana de Campinas em direção ao norte.

Apesar do Brasil apresentar quase um quinto das reservas hídricas do mundo, a falta de água é uma realidade em várias regiões do país. Alguns estudos indicam que os episódios de falta de recursos hídricos devem se repetir nos próximos anos.

Além disso, a água não é igualmente distribuída no território brasileiro. Por exemplo, a região Norte concentra a maior parte das reservas hídricas do país, ao mesmo tempo é a região com a menor densidade demográfica.

No Sudeste e Nordeste, onde está concentrada a maior parte da população e atividades industriais, existem poucas reservas hídricas.

PRINCIPAIS CAUSAS DA CRISE HÍDRICA

Existem várias causas para a falta de água no Brasil, as principais são:

Aumento do consumo de água

  • Apesar da água possuir capacidade de renovação, o seu consumo ainda é maior do que essa capacidade.
  • No Brasil, o aumento do consumo de água deve-se ao crescimento populacional, industrial e da agricultura.
  • Para se ter um exemplo, segundo a Agência Nacional de Águas (ANA), de cada cem litros de água consumidos, 72 são usados na irrigação agrícola.

Desperdício de água

  • Como vimos, grande parte do consumo de água no Brasil deve-se a irrigação na agricultura. Porém, o setor também é um dos maiores responsáveis pelo desperdício de água.
  • O desperdício também ocorre no cotidiano das pessoas, por exemplo: ao deixar torneiras abertas por muito tempo, banhos prolongados e vazamentos.

Diminuição do nível de chuvas

  • O desmatamento na floresta amazônica é também diretamente relacionado a falta de chuva no país.
  • Mas qual é a relação entre a falta de chuvas e a Amazônia?
  • Isso ocorre devido ao fenômeno dinâmico dos “rios voadores” que leva umidade a várias regiões da América do Sul.

O processo ocorre da seguinte forma:

  • O vapor de água formado nas águas tropicais do oceano Atlântico encontra-se e é alimentado pela umidade da floresta amazônica.
  • Toda essa umidade atravessa a Amazônia até encontrar o paredão da Cordilheira dos Andes.
  • Ali, uma parte da umidade transforma-se em chuva e alimenta nascentes de grandes rios, como o Rio Amazonas.
  • A outra parte, é direcionada para as regiões Centro-Oeste, Sudeste e Sul do Brasil, ocasionando as chuvas.

CONSEQUÊNCIAS DA CRISE HÍDRICA

Entre as consequências da crise hídrica no Brasil estão:

  • Redução da oferta de alimentos
  • 62% da energia do Brasil é gerada em usinas hidrelétricas. Assim, a falta de água também compromete o fornecimento de energia elétrica
  • Diminuição da oferta de água para a população
  • Impactos na economia

Segundo especialistas do setor, para enfrentar a escassez de água algumas atitudes devem ser adotadas. As ações envolvem o nível governamental, comunitário e individual. São elas:

  • Utilizar a água de maneira racional
  • Reuso da água
  • Reutilizar a água da chuva
  • Conservar as bacias hídricas, nascentes de água e rios
  • Técnicas de irrigação mais eficientes
  • Tratamento de água

CONTROLE DE CONSUMO DE ÁGUA

O controle de consumo de água no Brasil é uma questão mais do que urgente. A Agência Nacional de Águas (ANA) alerta que nove estados ultrapassaram ou estão no limite do déficit hídrico. O vilão, além do consumo elevado, é o desperdício, que chega a 40% e gera perdas de R$ 8 bilhões por ano, equivalentes ao investimento anual em saneamento no país.

Esses números são endossados pelo Relatório Mundial das Nações Unidas sobre Desenvolvimento dos Recursos Hídricos, que confirma que a perda de 40 litros a cada 100 litros de água tratada. Isso se torna ainda mais grave em regiões do país onde a água é, historicamente, escassa ou tem grande demanda para suprir parques industriais.

O cidadão tem um papel importante no controle do consumo de água. No Brasil, quase 40% da água destinada à população das cidades é desperdiçada. Em casa, mudanças de hábito podem reduzir o gasto, ajudando não apenas no valor da conta, mas também o meio ambiente.

Atendendo aos pedidos do governo e lidando com a falta de água nas torneiras, 77,5% dos brasileiros passaram a ajustar o consumo de água e 70% passaram a tomar banhos mais curtos. Entre 2014 e 2015, a proporção de banhos de até 5 minutos chegou a responder por 38% da média de tempo gasto com chuveiradas. A frequência dos banhos também foi afetada. Antes da crise hídrica, os brasileiros tomavam em média 2 ou mais banhos por dia. Durante a crise, estavam tomando 13,8 banhos por semana, ou cerca de dois banhos a menos por semana. Entre os paulistanos, a média era ainda menor: 12,5 banhos por semana.

Além de restringir os banhos, o brasileiro evitou o desperdício encontrado formas de reutilizar a água dentro de casa. Alguns hábitos de economia de água já se tornaram padrão: 83,4% dos brasileiros garantem que nunca deixam a torneira aberta enquanto escovam os dentes. Outra preocupação foi a de reduzir o consumo de energia elétrica. Como boa parte da energia do Brasil é gerada em hidrelétricas, a conta de luz também aumentou, o que fez com que muita gente passasse a prestar mais atenção no consumo das suas casas e condomínios. Durante a crise, 69,9% dos brasileiros disseram ter substituído as lâmpadas da sua casa por versões mais econômicas, como a lâmpada de LED, 52% alegaram redução no uso de eletrodomésticos e 51,2% tiraram aparelhos eletrônicos da tomada, para evitar o consumo de energia no modo stand-by.

Mesmo não se vendo como principais responsáveis por resolver a crise da água, os brasileiros mudaram bastante seus hábitos depois da crise da água. Um monitoramento global da The Futures Company mostrou que 48% dos brasileiros declararam que levar um estilo de vida mais ambientalmente consciente era uma das suas prioridades, taxa maior do que a média global, de 45%. Além disso, 51% da população do Brasil declarou ter reduzido o consumo de recursos – como uso menos frequente de ar condicionado, apagar as luzes ou usar menos água, taxa também maior que a média global, de 43%.

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Plano de Ação 5W2H

Em uma micro ou pequena empresa, a ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser utilizada, já que é bastante prática e intuitiva. Isso não significa, porém, que dispense cuidados na sua aplicação. Para que efetivamente funcione, você deve elaborar um plano de ação.

O que é o 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.

Por que 5W2H?

O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:

  • What – O que será feito (etapas);
  • Why – Por que será feito (justificativa);
  • Where – Onde será feito (local);
  • When – Quando será feito (tempo);
  • Who – Por quem será feito (responsabilidade);
  • How – Como será feito (método);
  • How much – Quanto custará fazer (custo).

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Como utilizar?

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum.

Tomemos, como exemplo, a contratação de um novo gerente de marketing. O primeiro passo é responder a todas as perguntas relativas a este processo – aquelas que mencionamos acima – da forma mais clara e objetiva possível: o que? Contratação de um novo profissional; por que ou para quê? Gerenciar a área de marketing; Onde? Na matriz. E por aí vai.

Feito isso, é só elaborar uma tabela bastante explicativa sobre o que foi planejado. Se houver diferentes departamentos envolvidos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. Em suma, você vai perceber que a aplicação não é nada difícil – o mais trabalhoso talvez seja, neste caso, formular as soluções exatas para cada uma das questões. Mas você perceberá que, com isso, os processos ficarão muito mais ágeis e você e seu time poderão tomar decisões mais embasadas.

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